Phân tích tình hình kinh doanh của bạn (Phần 2), Ketoanviet.com

Ghi chép kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và thành công của bất cứ một doanh nghiệp nào. Theo kết quả phân tích các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các trục trặc trong việc kế toán được coi là ván đề lớn thứ hai. Cho dù doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán đơn hay kế toán kép đều không quan trọng bằng việc bằng việc hệ thống kế toán đó hoạt động như thế nào. Ghi chép kế toán kịp thời và chính xác là hết sức quan trọng.

1. Chủ doanh nghiệp tự chuẩn bị báo cáo tài chính
Những chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu biết về sổ sách kế toán, các số liệu giao dịch kế toán và tự chuẩn bị các báo cáo tài chính thì sẽ nắm được tình hình doanh nghiệp một cách sâu sắc. Nó giúp cho chủ doanh nghiệp tránh khỏi những rắc rỗi về tài chính và tập trung vào công việc kinh doanh của mình để kiếm lời

2. Chủ doanh nghiệp thuê kế toán
Những chủ doanh nghiệp không hiểu biết về về công tác kế toán thì có thể thuê một người đáng tin cậy làm công tác này. Mặc dù vậy người chủ doanh nghiệp cần phải hiểu được các báo cáo tài chính. Sự thiếu hiểu biết về các báo cáo tài chính quan trọng chứng tỏ rằng người chủ doanh nghiệp đã từ bỏ trách nhiệm quản lý doanh nghiệp của mình. Nói chung cách khôn ngoan hơn cả là thuê kế toán chuyên nghiệp tính thuế sau khi họ đã thực hiện việc ghi chép kế toán. Người chủ doanh nghiệp nào mà thấy cần thiết phải giao phó phần lớn trách nhiệm tài chính cho người khác thì phải cân nhắc nghiêm túc đến việc thuế một kế toán chuyên nghiệp (CPA)

B. Người chủ doanh nghiệp điều chỉnh bản sao kê tài khoản ngân hàng hàng tháng

Cách nhanh nhất để dẫn các doanh nghiệp đến những rắc rối về tài chính là không thực hiện điều chỉnh bảng sao kê tài khoản ngân hàng hàng tháng. Với hệ thống kế toán đơn, cách duy nhất là duy trì sự chính xác. Ngay cả khi áp dụng hệ thống kế toán kép, điều chỉnh bảng sao kê hàng tháng vẫn là cách duy nhất để phát hiện các sai sót. Rất nhiều chủ doanh nghiệp sao nhãng việc này vì các vấn đề khác họ cho là đáng quan tâm hơn. Điều đó đã làm cho báo cáo tài chính của họ mất giá trị, khiến họ ra những quyết định quan trọng trên cơ sở số liệu sai lệch.

C. Chủ doanh nghiệp theo dõi các báo cáo thu chi chính xác và tự chuẩn bị các báo cáo tháng.

Khả năng quay vòng vốn linh hoạt của doanh nghiệp là cần thiết để tiếp tục hoạt động trong một doanh nghiệp. Việc chuẩn bị báo cáo thu chi chính xác nhất là cách tốt nhất để ngăn ngừa nguy cơ thiếu hụt tiền mặt.

1. Chủ doanh nghiệp hiểu rõ mục đích của các báo cáo tài chính
Nếu chủ doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của các báo cáo tài chính đối với việc điều hành và kiểm soát doanh nghiệp thì sẽ thực hiện công việc này một cách nghiêm túc . Các báo cáo kinh doanh được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chủ doanh nghiệp trong việc kiểm soát doanh nghiệp và trong mối quan hệ với các tổ chức cho vay, đơn giản hoá việc tính thuế và tiết kiệm tiền đóng thuế hơn.

2. Chủ doanh nghiệp so sánh một vài báo cáo tài chính tháng để định hướng cho doanh nghiệp của mình
Việc so sánh báo cáo tháng và báo cáo năm để định hướng sẽ cung cấp những số liệu tài chính cho việc lập kế hoạch. Phân tích xu hướng là hoạt động quan trọng đối với việc: kiểm tra tồn kho có hiệu quả, lập kế hoạch vốn, lập kế hoạch cho những khoảng thời gian rỗi, quảng cáo đúng lúc, thực hiện các chiến dịch khuyến mại và thu lãi tối đa.

3. Chủ doanh nghiệp so sánh các báo cáo với những doanh nghiệp trung bình trong ngành.
Biết cách so sánh doanh nghiệp mình với các doanh nghiệp khác về mặt tài chính sẽ giúp chủ doanh nghiệp tìm kiếm được các cơ hội vay vốn và mở rộng kinh doanh. Những hiểu biết này cũng giúp chủ doanh nghiệp có những thuận lợi về cả mặt tâm lý lẫn công tác lập kế hoạch, giúp họ nắm tốt hơn hiện trạng của ngành công nghiệp nói chung và cung cấp một hệ thống dự đoán trước những dao động và xu hướng của thị trường.

4. Chủ doanh nghiệp biết hiện trạng tài chính của doanh nghiệp mình
Việc không nắm được hiện trạng tài chính của doanh nghiệp là nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của một doanh nghiệp. Điều hành doanh nghiệp với những công cụ tài chính tương đối giản đơn và luôn nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp là điều quan trọng nếu doanh nghiệp muốn kiếm đủ lãi.
Mặc dù một chế độ ghi chép sổ sách tốt sẽ tốn nhiều thời gian khiến chủ doanh nghiệp không có điều kiện để làm hết những công việc thực tế khác của doanh nghiệp, nhưng nó thật sự quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.

D. Doanh nghiệp nộp tiền hàng tháng để đóng bảo hiểm xã hội và thuế cho Nhà nước.

Đây là qui định của chính phủ, có những hình phạt đối với những trường hợp không báo cáo chính xác và đúng hạn. Một nguyên nhân quan trọng khác đối với việc nộp tiền đúng hạn là ổn định tư tưởng cho cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp. Không hoàn thành nghĩa vụ có thể gây ra sự bất bình trong cán bộ công nhân viên. Điều đó có thể dẫn tới việc làm mất lòng khách hàng, thậm chí làm mất lợi nhuận của công ty, đôi khi đe doạ sự tồn tại của doanh nghiệp.

1. Chủ doanh nghiệp phải hiểu biểu mẫu 941.
Biểu mẫu 941 được sử dụng để báo cáo thuế thu nhập và bảo hiểm xã hội hàng quí mà doanh nghiệp đã giữa lại trong số lương của cán bộ công nhân viên để nộp bảo hiểm cho họ. Không thực hiện đóng bảo hiểm xã hội theo Luật thì sẽ phải nộp tiền phạt và tiền lãi do chính phủ qui định.

2. Chủ doanh nghiệp nộp tiền đúng hạn để tránh bị phạt
Số tiền nộp phạt rất lớn và lấy từ khoản lãi. Trong một số doanh nghiệp nhỏ nộp tiền chậm đã trở thành thói quen và số tiền phạt quá lớn, tới mức đe doạ tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc nộp phạt thường xuyên do chậm đóng tiền bảo hiểm là dấu hiệu chắc chắn về thực trạng tồi tệ của một doanh nghiệp và có thể là một điều cảnh báo cho các tổ chức tín dụng rằng doanh nghiệp gặp phải những rắc rối về tài chính, khiến cho chủ doanh nghiệp không chắc đã vay được tiền khi cần thiết.

3. Chủ doanh nghiệp cung cấp thông tin W-2.
Không cung cấp thông tin W-2 một cách chính sách là con đường chắc chắn dấn đến rắc rối với cơ quan thuế quan nhà nước. Việc cung cấp thông tin chính xác tốn rất ít thời gian mà lại tránh được chi phí tốn kém sau này về sự chập trễ. Không chú ý đến những chi tiết đối với chính phủ thường là dấu hiệu cho thấy những thông tin chi tiết khác của các doanh nghiệp cũng bị bỏ qua. Tình trạng quản lý luộm thuộm như vậy là điều cảnh báo cho ngân hàng và các tổ chức tín dụng rằng chủ doanh nghiệp là một rủi ro tín dụng.

E. Doanh nghiệp có chính sách tín dụng.

Bán chịu cho khách hàng có thể làm tăng khối lượng hàng bán ra. Nhưng nếu doanh nghiệp không có chính sách tài chính bằng văn bản hoặc không thực hiện đúng theo chính sách đó, thì doanh nghiệp có thể bị mất một khoản tiền do số nợ khó đòi lớn hơn số tiền mang lại do việc tăng lượng hàng bán ra. Chính sách tín dụng bằng văn bản thường đẩy mạnh tiến độ thu hồi nợ, đặc biệt khi những khoản chiết khấu có thể sử dụng để khuyến khích trả nợ sớm. Một số doanh nghiệp nhỏ cho thấy đã có những tiến bộ trong việc lưu chuyển tiền tệ sau khi thực hiện các chính sách tín dụng.

1. Doanh nghiệp tiến hành lưu giữ hoá đơn hàng tháng
Việc lưu giữ hoá đơn hàng tháng giúp cho chủ doanh nghiệp theo dõi khách hàng. Đôi khi khách hàng tốt nhất của năm ngoái có thể là khách hàng tồi tệ hôm nay.

2. Công ty có hệ thống xử lý thích hợp đối với các trường hợp khách hàng trả nợ chậm
Việc trả chậm có thể gây nguy hiểm tới quan hệ giữa công ty với khách hàng, vì khách hàng không biết được rằng thói quen trả chậm ảnh hưởng tới doanh nghiệp như thế nào. Việc sử dụng chiết khấu cho việc trả nợ sớm là một biện pháp hữu hiệu để khuyến khích khách hàng trả nợ đúng hạn. Điều đó cũng cải thiện tình hình lưu chuyển tiềm mặt, thậm chí xây dựng mối quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng.

3. Doanh nghiệp xoá sổ những khoản nợ khó đòi
Không xoá sổ nợ khó đòi sẽ tạo ra một dấu hiệu xấu đối với giá trị ròng và có thể đe doạ tình hình tài chính của công ty. Điều đó cũng làm cho doanh nghiệp biết rằng khách hàng nào là những rủi ro tín dụng nghiêm trọng của công ty.

4. Doanh nghiệp có chính sách thu hồi nợ tốt
Nhiều chủ doanh nghiệp rất ghét việc thu hồi nợ. Một chính sách thu hồi nợ tốt sẽ làm đơn giản hoá việc thu hồi nợ và là một biện pháp hữu hiệu để ngăn chặn việc trả nợ chậm và những khoản nợ khó đòi. Thu hồi nợ đúng hạn và có hiệu quả là vấn đề quan trọng đối với việc tạo ra dòng tiền dương và làm tăng lợi nhuận vì giảm bớt được nhu cầu vay ngắn hạn để hoạt động kinh doanh.

5. Có một loạt thư đòi nợ để gửi cho các khách hàng trả nợ chậm.
Không phải riêng khách hàng thực sự được coi là nợ khó đòi không chỉ bị ảnh hưởng của số tiền chiết khấu hay các chính sách thu hồi nợ. Những khách hàng này có thể gặp khó khăn trong tài chính. Trong trường hợp đó cần liên tục có những thông báo về sự chậm trả nợ của của họ và có thư đòi nợ để thu hồi nợ. Những lá thư do luật sư viết thường có tác dụng để đòi nợ. Biện pháp cuối cùng là yêu cầu cơ quan thu hồi nợ đòi giúp.

6. Công ty sử dụng hệ thống visa, thẻ Master hoặc các loại thẻ tín dụng khác
Hệ thống thẻ tín dụng giúp quay vòng tiền mặt đúng lúc và đẩy trách nhiệm tài chính sang phía khách hàng. Mối lo ngại và sự căng thẳng của công ty sẽ được giảm đi bằng cách sử dụng thẻ tín dụng tự do loại nhỏ mà công ty thu của khách. Hệ thống đó cũng làm đơn giản hoá hệ thống kế toán và hoá đơn đồng thời làm giảm hoạt động chi phí hoạt động trên lĩnh vực này.

7. Công ty sử dụng chính sách chiết khấu.
Nên sử dụng biện pháp chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng trả nợ hơn là sử dụng thẻ tín dụng. Hãy thông báo với khách hàng rằng: thanh toán bằng tiền mặt sẽ giúp họ tiết kiệm tiền và cải thiện việc lưu chuyển tiền tệ. Sử dụng chính sách chiết khấu này sẽ làm giảm chi phí thu hồi nợ của doanh nghiệp.

F. Công ty trả tất cả các loại thuế đúng hạn.

Không trả thuế đúng hạn là biểu hiện của trình độ tổ chức kém. Sự trì hoãn nộp thuế là do sự sa sút của các chủ doanh nghiệp nhỏ. Chẳng ai muốn đóng thuế cả, nhưng việc trì hoãn để đóng thuế cũng chẳng làm cho doanh nghiệp sau này thực hiện việc đó dễ dàng hơn, vì đó có lẽ là thời gian duy nhất trong năm khi mà toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh một cách chính xác.

1. Chủ doanh nghiệp xem xét các vấn đề liên quan đến thuế thiết bị.
Đợi cho đến phút chót mới quan tâm đến những vấn đề liên quan đến thuế để mua trang thiết bị có thể làm cho chi phí lớn hơn. Nghĩ trước và thảo luận sớm với kế toán về những vấn đề liên quan đến thuế và các cách lựa chọn khác nhau có thể tiết kiệm được tiền đóng thuế. Sự quan tâm đến thuế là vấn đề quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, nhưng đối với doanh nghiệp nhỏ, sự quan tâm đó có thể tạo ra sự khác biệt giữa lãi và lỗ.

2. Chủ doanh nghiệp xem xét đến khả năng mua hay thuê trang thiết bị
Quyết định mua hay thuê trang thiết bị là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Thuê thiết bị thay cho việc vay tiền để mua thiết bị có thể giúp cho việc lưu chuyển tiền mặt dễ dàng hơn, tiết kiệm được tiền đóng thuế và tăng tổng số vốn hoạt động. Một lý do khác nữa là việc thuê thiết bị sẽ tiết kiệm thời gian hơn khi cần sửa chữa.

3. .Chủ doanh nghiệp xem xét những ưu điểm và nhược điểm có thể có của việc hợp nhất/Phụ chương S
Mỗi một loại hình cơ cấu doanh nghiệp đều có những ưu điểm của nó. Hầu hết các doanh nghiệp trong các trường hợp nghiên cứu ngành kinh doanh nhỏ đều là những doanh nghiệp tư nhân hay hợp tác theo phụ trương S, trong trường hợp đó doanh nghiệp hợp tác theo phụ trương S không bị ảnh hưởng bởi thuế thu nhập, vì nó được coi như là một đối tác. Ngoài ra kiểu hợp tác S và hợp tác chuẩn mực đều có những ưu điểm và nhược điểm như nhau.

4. Chủ doanh nghiệp không nộp thuế (nghiệp đoàn, nhà nước, địa phương)
Một điều hiển nhiên là bất kỳ một doanh nghiệp nào đóng thuế đều bị giảm lãi. Nhưng việc không trả thuế đúng hạn còn tồi tệ hơn vì nó gây sự lãng phí thời gian và sự căng thẳng cho doanh nghiệp. Nó cũng là thông điệp cho những tổ chức tín dụng và ngân hàng rằng doanh nghiệp là một rủi ro tín dụng

Kế hoạch tài chính và Đề xuất vay vốn

A. Doanh nghiệp có đủ tiền mặt

Lạm phát và sự thay đổi tỷ lệ lãi suất làm cho các doanh nghiệp nhỏ luôn phải lưu ý đến quá trình luân chuyển tiền tệ. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, vay tiền để kinh doanh thì càng gặp khó khăn hơn. Có đủ tiền mặt lưu chuyển là điều kiện quan trọng đối với sự ổn định tài chính và bền vững cho một doanh nghiệp. Nếu không nhiều doanh nghiệp có thể trả được nợ chỉ vì lưu chuyển tiền mặt không tốt.

1. Phiếu thu tiền mặt đã được đánh số trước phải được ghi chép, theo dõi và kiểm tra.
Việc sử dụng các phiếu thu đã được đánh số trước là cách đơn giản nhất để theo dõi khách hàng và việc bán hàng. Nó còn là nguồn tài liệu để xây dựng hệ thống kế toán. Nguyên nhân khác để sử dụng hệ thống phiếu thu đã đánh số trước là doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian lưu kho và tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra hàng tồn kho trên thực tế.

2. Nộp séc hàng ngày
Một nguyên tắc cơ bản của công tác quản lý tiềm mặt là duy trì sự luân chuyển của nó. Tiền mặt càng luân chuyển nhanh từ các khách hàng tới ngân hàng và đưa vào đầu tư ngắn hạn thích hợp thì càng tốt. Một điều hữu ích khác của việc nộp séc hàng ngày là giảm được tỷ lệ hao hụt mất mát mà từ đó có thể gây ra các vấn đề khác.

3. Lập hoá đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng (trong vòng 2 ngày)
Gửi hoá đơn chậm cho khách hàng là điều bất lợi vì nó thông tin cho khách hàng rằng họ có thể trả chậm. Việc lập hoá đơn sai cũng gây ra sự chậm chễ và tốn nhiều thời gian để sửa chữa.

4. Nhận được các khoản thu hồi nợ trong vòng 60 ngày.
Khi thời gian thu hồi nợ kéo dài hơn 60 ngày thì doanh nghiệp cần kiểm tra các chính sách thu hồi nợ và chính sách tín dụng. Thời gian thu hồi nợ lâu làm tăng chi phí hoạt động quan những chi phí phụ khác, làm giảm lãi và dẫn đến việc doanh nghiệp phải vay thêm vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động.

5. Tận dụng chiết khấu cho các khoản phải trả.
Tận dụng những khoản chiết khấu tiền mặt mà nhà cung ứng tạo ra sẽ tiết kiệm được tiền và là một bước quan trọng trong quá trình doanh nghiệp tự xây dựng mình thành một khách hàng lớn hàng đầu. Được coi như một khách hàng quan trọng như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và có thể là sự khởi đầu tốt đẹp cho việc lãnh đạo một doanh nghiệp mới.

6. Các khoản chi được thanh toán bằng séc đã đánh số.
Séc đã đánh số là cứ liệu cơ bản để xác định những chi phí một cách chính xác. Nếu không sử dụng loại séc này thì sẽ mất nhiều thời gian để ghi chép sổ sách, gây khó khăn trong việc kiểm soát những chi phí một cách chính xác, làm tăng khả năng trả kép và thông tin cho khách hàng rằng doanh nghiệp đang ở trong tình trạng kinh doanh bất lợi.

B. Doanh nghiệp ước tính nhu cầu về lưu kim tiền mặt

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng cơ sở thực chi hơn là cơ sở tích luỹ trong hạch toán. Dù rằng áp dụng cơ sở thực chi dễ dàng hơn và tốn ít thời gian hơn, nhưng nó thường gây rắc rối cho doanh nghiệp, bởi doanh nghiệp có những khoản chi phí phát sinh mà không được hạch toán thích hợp. Bằng việc ghi chép các khoản phải thu và các khoản phải trả, việc dự toán kế hoạch dòng tiền trở nên dễ dàng hơn.

1. Việc trả lương không phải gặp khó khăn gì
Khi một doanh nghiệp gặp khó khăn về thanh toán lương, cần có biện pháp cương quyết để tránh sự suy sụp về tài chính. Nhìn chung, chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý đều không theo dõi sổ sách một cách kỹ càng. Khi vấn đề xảy ra thì đó là một dấu hiệu cho thấy tình hình kinh doanh nói chung đang kém. Mặt khác, khả năng để thanh toán lương cho nhân viên thường là dấu hiệu nhỏ nhất để đánh giá xem tình hình kinh doanh có ở trạng thái cân bằng hay không.

2. Dành tiềm để mở rộng hoạt động kinh doanh, sử dụng trong những trường hợp khẩn cấp hoặc cho các cơ hội mua hàng.
Rất ít doanh nghiệp có ưu thế trong việc có nhiều tiền mặt. Nhiều doanh nghiệp thất bại chỉ vì họ không có tiền dành riêng để sử dụng trong các trường hợp khẩn cấp. Hoạt động kinh doanh của họ rất bấp bênh. Có một quĩ sử dụng riêng cho các trường hợp khẩn cấp là điều cần thiết chứ không phải là một sự xa xỉ và là một lợi thế trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Chỉ vay vốn ngắn hạn khi cần thiết.
Một doanh nghiệp nhỏ chi nên vay tiền khi cần thiết hay khi có sự phân tích cho thấy là việc vay vốn ngắn hạn sẽ làm cho doanh nghiệp kiếm được lãi. Vay vốn ngắn hạn là điều cần thiết đối với việc kinh doanh theo thời vụ. Nhưng nếu sự phân tích không đúng sẽ biến các khoản vay ngắn hạn thành những món nợ dài hạn, đặt doanh nghiệp vào một tình trạng tài chính không ổn định. Việc sử dụng không đúng vốn vay ngắn hạn là vấn đề chính của nhiều trường hợp nghiên cứu trong ngành kinh doanh nhỏ.

4. Xác lập trước một mức tín dụng đối với ngân hàng
Xác lập trước một mức tín dụng đối với ngân hàng có nghĩa là doanh nghiệp có rủi ro tín dụng thấp. Đó là dấu hiệu của sự quản lý tốt đối với một doanh nghiệp. Xác lập trước một mức tín dụng đối với ngân hàng sẽ làm cho doanh nghiệp hoạt động một cách linh hoạt hơn. Khi sử dụng khoản tiền đó một cách đúng đắn có thể tạo ra nguồn quĩ để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp để tận dụng được những cơ hội đầu tư. Một ưu điểm nữa trong việc phát triển mức tín dụng với ngân hàng là nó sẽ xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp vay vốn dài hạn để mở rộng hoạt động kinh doanh.

C. Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ vai trò của việc kế hoạch tài chính trong điều kiện thị trường cho vay vốn cạnh tranh cao hiện nay.

Để vay vốn trong một thị trường tiền tệ khắt khe như hiện nay, việc lập kế hoạch tài chính là hết sức quan trọng. Người cho vay muốn biết càng nhiều càng tốt về những người mà họ cho vay, vì họ làm kinh doanh. Điều đó có nghĩa là cần chuẩn bị tốt một kế hoạch kinh doanh và một báo cáo nhân sự chi tiết.

1. Chuẩn bị bản tóm tắt lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp
Bản tóm tắt lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp được chuẩn bị tốt là tài liệu cần thiết để cho doanh nghiệp nhỏ vay vốn trên thị trường hiện nay. Vay vốn kinh doanh cho một doanh nghiệp nhỏ là một nghệ thuật và người chủ doanh nghiệp phải thể hiện khả năng kinh doanh của mình. Một bản tóm tắt sơ yếu lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp là thông điệp nói lên rằng chủ doanh nghiệp là người có trình độ quản lý doanh nghiệp và có khả năng trả nợ đúng hạn.

2. Chuẩn bị báo cáo tài chính cá nhân
Kể cả khi doanh nghiệp là một liên doanh, phần lớn các tổ chức tín dụng đều giả định rằng họ cho một chủ doanh nghiệp vay tiền. Do đó có một bản báo cáo tài chính cá nhân được chuẩn bị kỹ càng sẽ làm tăng khả năng vay vốn.

3. Có một kế hoạch kinh doanh dưới dạng văn bản
Viết một kế hoạch kinh doanh là một hình thức trình bày và giới thiệu với chủ tín dụng về doanh nghiệp của mình, về những dự định hoạt động kinh doanh của chủ doanh nghiệp và bằng cách nào để đạt được những dự định đó. Do đó nếu không chuẩn bị tốt kế hoạch kinh doanh thì khó có khả năng vay được vốn.

4. Báo cáo về nguồn vốn và sử dụng vốn của hai năm quan và lập kế hoạch cho hai năm tới:
Báo cáo về nguồn vốn và sử dụng vốn, hơn bất kỳ một tài liệu nào, chứng minh cho chủ tín dụng biết rằng doanh nghiệp hoạt động vững chắc. Nó cũng cần thiết đối với công tác quản lý luân chuyển tiền mặt và là một tài liệu hoạt động quan trọng, kể cả khi không cần vay vốn.

5. Lập bảng cân đối kế toán của hai năm vừa qua và cho hai năm tới
Từ trước tới nay, bảng cân đối kế toán là tài liệu tài chính cơ bản được các nhà tín dụng và tài chính sử dụng để xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán cần được kèm theo bảng đề xuất vay vốn, mặc dù vậy chính bản thân những tài liệu này ngày nay không còn là những tài liệu thích hợp để vay vốn nữa.

6. Chủ doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với ngân hàng
Chủ doanh nghiệp nhỏ phải có quan hệ với ngân hàng và phải thường xuyên thông báo tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hàng quí. Nếu ngân hàng được thông báo thường xuyên và đầy đủ, chính xác về doanh nghiệp thì họ sẽ cung cấp những thông tin tài chính có giá trị cho chủ doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp có nhiều khả năng vay được vốn hơn khi cần thiết.

7. Giữ tỷ lệ nợ trên vốn tự có bền vững (1:2/1:1).
Một điều hiển nhiên là ngân hàng chỉ muốn cho các doanh nghiệp hoạt động tốt vay vốn. Ngân hàng cũng muốn rằng chủ doanh nghiệp có ít nhất là bằng số tiền vốn vay doanh nghiệp và nếu có gấp đôi số tiền vay ngân hàng là tốt nhất.